La gestion des stocks par Mouser

Connexion

Vous pouvez vous connecter au système de gestion des stocks en accédant à la page http://inventory.mouser.com à partir de n'importe quel navigateur Web sur un ordinateur fixe ou un appareil mobile.

Les utilisateurs doivent utiliser leur nom d'utilisateur et leur mot de passe My Mouser pour se connecter au système. Pour récupérer un mot de passe oublié ou perdu, les utilisateurs peuvent demander qu'il leur soit envoyé par e-mail en remplissant le formulaire de mot de passe oublié.

Une fois connectés, les nouveaux utilisateurs seront dirigés vers l'Assistant de configuration où ils seront invités à fournir les informations nécessaires à la configuration de leur compte d'inventaire. Les utilisateurs existants seront dirigés vers leur tableau de bord d'inventaire.

Assistant

Si vous êtes un nouvel utilisateur et si votre compte My Mouser n'est pas associé à un compte de gestion des stocks existant, vous serez redirigé vers l'Assistant de configuration pour les nouveaux utilisateurs.

• Étape 1 : Créer mon organisation - Remplissez le formulaire pour nous fournir des informations de base sur votre organisation. Si ces informations sont déjà stockées dans votre compte My Mouser, elles seront automatiquement renseignées pour vous.
• Étape 2 : Ajouter un emplacement - Une fois que nous connaissons votre organisation, vous devez créer au moins un emplacement dans lequel héberger les produits en stock. Il est recommandé de définir un emplacement pour chaque lieu physique où vous entreposez des stocks (p. ex. : « Laboratoire 1 » ou « Placard à équipements » ou « Salle 121 »). Toutefois, si vous avez une grande organisation, il peut être préférable de créer des emplacements pour des départements ou des subdivisions entiers (p. ex. : « Service EE »). Une fois que tous les emplacements souhaités sont configurés, cliquez sur le bouton « Terminer le processus de configuration » pour passer à l'étape finale.
• Étape 3 : Confirmation de configuration - Une fois votre organisation et votre ou vos emplacements configurés, vous verrez une page d'accueil qui vous proposera quelques options pour commencer rapidement à utiliser l'application de gestion des stocks (p. ex. : « Gérer les produits », « Aller au tableau de bord », « Gérer les utilisateurs »).

Sélection d'emplacement

Si vous êtes déjà un utilisateur de gestion des stocks et que plusieurs emplacements sont configurés au sein de votre organisation, vous devez sélectionner l'emplacement que vous souhaitez gérer. Une fois votre sélection effectuée dans la liste fournie, vous serez dirigé vers la page d'accueil du tableau de bord pour cet emplacement. Si vous n'avez configuré qu'un seul emplacement, vous passerez directement à la page d'accueil du tableau de bord sans avoir à sélectionner de site.

Navigation supérieure

Il y a quatre menus situés dans la barre de navigation supérieure de la gestion des stocks :

1. Sélecteur d'emplacement - Affiche le nom de l'emplacement d'inventaire que vous gérez actuellement. Toutes les informations sur les stocks affichées dépendent de l'emplacement sélectionné dans ce menu. Lorsque vous cliquez dessus, tous les emplacements auxquels vous avez accès apparaissent. Cliquer sur un nom d'emplacement dans le menu changera votre emplacement actif.
2. Panier - Cette icône affiche le nombre de lignes dans votre panier de réapprovisionnement. Lorsque vous cliquez sur l’icône, une vue rapide du contenu du panier s’affiche. Une petite fenêtre de panier affichera à l'écran le contenu actuel du panier. À partir de l'affichage rapide, vous pouvez cliquer sur le lien « Voir tous les articles » pour accéder à l'écran de réapprovisionnement du panier.
3. Options d'application - Cliquez sur cette icône pour afficher une liste d'options de configuration pour votre organisation, vos emplacements, vos utilisateurs, vos clients et vos fournisseurs. En cliquant sur un élément du menu, vous accédez à la page de paramètres appropriée.
4. Paramètres utilisateur - Cliquez sur cette icône pour afficher une liste des options spécifiques à l'utilisateur.

Navigation à gauche

Quatre éléments se trouvent dans la barre de navigation de gauche :

1. Tableau de bord - Cliquez sur cette icône pour accéder à la page d'accueil du tableau de bord.
2. Produits - Cliquez sur cette icône pour diriger l'utilisateur vers la liste des produits en stock.
3. Transactions - Cliquez sur cette icône pour diriger l'utilisateur vers la liste des enregistrements d'entrée/sortie de stock.
4. Rapports - Cliquez sur cette icône pour diriger l'utilisateur vers l'outil d'émission de rapport d'inventaire.

Liens rapides

Ces raccourcis permettent d'accéder en un seul clic aux zones et actions les plus courantes au sein de l'application de gestion des stocks : Gérer les stocks, Ajouter un produit, Recevoir les stocks, Exécuter des rapports, Créer une commande.

En un coup d'œil

Cette section du tableau de bord fournit une représentation graphique et sous forme de tableaux rapide de vos données de stocks actuels.

Alertes de stocks

Cette section du tableau de bord fournit des rappels liés aux niveaux de stock de votre inventaire.

Écran produits

Vues de données

1. Actif - Lorsque vous visitez la page des produits, cette vue s'affiche par défaut. Cette vue affiche les pièces qui sont actives dans votre inventaire et avec lesquelles vous pouvez interagir.
2. Tout voir - Cette vue affiche tous les produits, indépendamment de leur disponibilité ou de leur statut.
3. Disponible en prêt - Cette option d'affichage limitera la liste des produits aux seules pièces spécifiquement désignées par la mention « Le produit peut être prêté ».
4. Inactif - Cette option d'affichage limitera la liste des produits aux seules pièces marquées comme inactives.

Recherche de produits

Lors de l'utilisation de la case de recherche à droite de l'écran, la grille des produits sera mise à jour pour refléter tous les résultats correspondants.

Étiquettes de produits

Pour faciliter l'utilisation de l'application mobile compagnon d'inventaire, vous pouvez imprimer des étiquettes de produits à code-barres pour les articles de votre inventaire. L'apposition de ces étiquettes sur la corbeille ou le conteneur abritant un produit simplifiera l'utilisation d'un appareil mobile doté d'une caméra pour « scanner » les étiquettes et éviter les recherches manuelles sur les produits. Deux options d'impression d'étiquettes sont disponibles dans le menu « Plus » :

1. Imprimer toutes les étiquettes - Cliquez sur l'option « Imprimer toutes les étiquettes » pour générer des étiquettes prêtes à l'impression contenant tous les produits actifs.
2. Imprimer les étiquettes sélectionnées - Cliquez sur l'option « Imprimer les étiquettes sélectionnées » pour générer des étiquettes prêtes à l'impression pour les produits sélectionnés (cochés) sur l'écran des produits.

Lors de l'impression d'étiquettes, vous avez la possibilité de sélectionner le format des étiquettes. Deux options de format sont actuellement disponibles :

1. Étiquette DYMO 30256
   • Conçue pour être imprimée par une imprimante DYMO mono-étiquette
     • Nous recommandons DYMO LabelWriter 450 Turbo (disponible sur Amazon.com et chez Staples)
   • Taille d'étiquette : 2 5/16 po x 4 po
   • Acheter sur Amazon.com et chez Staples
2. Étiquette Avery 5163
   • Peut être imprimée sur n'importe quelle imprimante à jet d'encre ou laser
   • Taille d'étiquette : 2 po x 4 po
   • Acheter sur Amazon.com et chez Staples

Ajouter un nouveau produit

Il existe trois façons d'ajouter des produits à votre inventaire. Vous pouvez sélectionner la façon d'ajouter des produits en cliquant sur le menu « Ajouter un produit » sur le côté droit de l'écran. À partir de ce menu, vous pouvez sélectionner l'une des trois méthodes suivantes :

1. Ajouter un produit - Vous serez dirigé vers un formulaire vierge de saisie des détails du produit à remplir.
2. Importer des produits - Une fenêtre s'affichera avec les étapes à suivre pour télécharger une feuille de calcul contenant plusieurs pièces.
   
3. Code-barres à partir d'étiquette Mouser - Vous serez dirigé vers un formulaire spécial dans lequel vous pourrez saisir un code provenant de l'étiquette d'emballage de Mouser afin d'importer automatiquement les données du produit.
   

Équivalent Mouser

La fonction Équivalent Mouser vous permet de lier les produits de votre stock aux références Mouser. Cela présente plusieurs avantages, notamment :

1. Synchronisation automatique des données du produit (description, fabricant, cycle de vie, etc.)
2. Importation automatique de l'image du produit à partir de Mouser.com
3. Possibilité de commander de nouveau des produits chez Mouser en quelques clics

Cliquer sur l'option Équivalent Mouser à partir du menu « Plus » vous dirigera vers l'écran de mise en correspondance des pièces. Une fois sur cet écran, vous pouvez lancer le processus de mise en correspondance en cliquant sur le bouton « Exécuter le processus de correspondance ». À mesure que les équivalents de pièces seront trouvés, le nombre de pièces correspondantes possibles s'affichera dans la colonne du décompte des résultats. Lorsqu'une correspondance exacte est établie, les pièces sont automatiquement liées et ces pièces sont supprimées de l'écran. À la fin du processus, les seuls éléments restants seront les pièces qui n'ont pas pu être automatiquement mises en correspondance. Ces pièces nécessitent une action avant qu'une correspondance puisse être effectuée.

Pour résoudre les pièces qui ne peuvent pas être automatiquement mises en correspondance, cliquez sur l’icône « ! ». En cliquant, vous verrez apparaître une fenêtre superposée contenant jusqu'à 10 correspondances possibles pour votre pièce. Il vous suffit de passer en revue les suggestions et de sélectionner l'équivalent approprié. Une fois que vous avez fait cela pour toutes les pièces dont vous souhaitez trouver l'équivalent, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer l'équivalent ».

Modifier un produit

À partir d'une page de détails sur un produit, vous pouvez modifier toutes les informations associées à un produit en cliquant sur le bouton « Modifier les informations produit ». Cette action ouvrira tous les champs à modifier. Lorsque vous avez terminé les mises à jour souhaitées, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour appliquer toutes les modifications, ou le bouton « Annuler » pour les ignorer.

En plus de modifier les informations sur le produit à partir de la page de détails, vous pouvez également apporter des modifications rapides directement dans la liste des produits. En cliquant sur l'icône de modification (crayon), vous pourrez mettre à jour les champs de référence de la pièce, du fabricant, de la description et de la corbeille. Lorsque vous avez terminé, cochez la case pour enregistrer les modifications ou cliquez sur la flèche d'annulation pour les ignorer.

Répartition

Bien que vous poussiez réduire manuellement le décompte de vos stocks disponibles, le système de gestion des stocks vous permet d'envoyer des pièces à des entités spécifiques à des fins de suivi. Dans l'écran de liste des produits, cochez la case d'un ou plusieurs produits et cliquez sur « Envoyer la sélection ». Cela ouvrira une fenêtre superposée modale répertoriant les pièces sélectionnées. Le modal contiendra également des champs permettant de préciser l'entité à laquelle les pièces sont envoyées et si des pièces doivent être retournées.

Comme les produits doivent être délivrés à des entités spécifiques, vous devez sélectionner le client pour la transaction dans la superposition modale. Pour ce faire, cliquez sur la liste déroulante « Sélectionner un client ». La liste contiendra tous les noms de clients préchargés, pour votre commodité, ainsi que l'option « Ajouter un nouveau ». Si vous sélectionnez « Ajouter un nouveau », quatre champs de texte supplémentaires apparaîtront (prénom, nom, e-mail, téléphone) dans la superposition modale.

Lorsque vous expédiez des produits à un client, vous pouvez stipuler si un produit particulier doit être retourné en cochant la case « Retour requis ». Lorsque cette option est sélectionnée, vous devrez attribuer une date d'échéance de retour. S'il n'est pas prévu qu'un produit soit retourné, laissez simplement la case « Retour requis » vide.

Pour ajouter d'autres produits à une transaction avant qu'elle ne soit soumise, cliquez simplement sur le bouton « Enregistrer et ajouter des produits ». Pour ignorer toutes les informations de transaction, cliquez sur le bouton « Effacer le formulaire ». Pour continuer et valider une transaction, cliquez sur le bouton « Soumettre ».

Afficher

Tout l'historique des transactions est accessible à partir de l'écran « Gestion des transactions ». Par défaut, toutes les transactions actives sont affichées. Une transaction « active » est une transaction dont les pièces actuellement en prêt. Vous pouvez remplacer la vue par « Historique des transactions » pour voir toutes les autres transactions.

Pour afficher les détails d'une transaction particulière, cliquez sur le numéro d'identification de la transaction. Cela affichera une superposition modale qui contiendra des informations détaillées sur cette transaction, y compris : le nom du client, son e-mail, son numéro de téléphone, la date de paiement, des notes et des détails sur le produit.

Recherche

Pour faciliter la recherche d'une transaction particulière, vous pouvez rechercher tous les enregistrements par numéro d'identification de transaction, nom du client ou référence de pièce. Il vous suffit de sélectionner vos critères de recherche dans la liste déroulante et de saisir votre terme de recherche pour afficher tous les enregistrements correspondants. Vous pouvez effacer les résultats de votre recherche à tout moment en cliquant sur le bouton « Réinitialiser ».

Modifier

Dans la superposition modale des détails de la transaction, vous pouvez effectuer plusieurs modifications. Ces modifications peuvent être aussi mineures que l'ajout de notes de transaction, ou aussi importantes que la mise à jour de la quantité émise ou des dates d'échéance de retour. Vous pouvez également marquer la clôture d'une transaction active en spécifiant les quantités de retour, la date de retour et en cliquant sur le bouton « Terminer la transaction ».

Types de rapports

Afin de faciliter l'émission des rapports sur vos niveaux de stock actuels et passés, le système dispose d'une section dédiée aux rapports. Cette zone propose une variété de rapports utiles pour vous aider à gérer efficacement votre stock.

1. Instantané d'inventaire actuel - Affiche tous les produits à partir d'un emplacement sélectionné avec les totaux de stocks actuels.
2. Rapport d'inventaire historique - Pour l'emplacement et la période sélectionnés, le rapport affiche la variation nette du stock et identifie les chiffres clés des transactions.
3. Utilisation par corbeille - Pour chaque combinaison de pièce et de corbeille dans un emplacement sélectionné, le rapport affichera le nombre total d'ajouts, de décaissements et de retours pour la période donnée.
4. Utilisation par client - Pour un emplacement et une période sélectionnés, le rapport affiche tous les clients et les pièces qui leur ont été distributées/émises.
5. Prêts en retard - Ce rapport répertorie tous les clients qui ont des pièces en retard prélevées à partir d'un emplacement sélectionné en fonction de la date du jour.
6. Réapprovisionnement de stocks - Ce rapport affiche les pièces provenant d'un emplacement sélectionné où la quantité totale en stock est actuellement inférieure à la quantité de réapprovisionnement spécifié.

Exportation de données

Tous les rapports affichés en ligne peuvent être exportés pour être consultés hors ligne et faire l'objet d'une manipulation ultérieure « slice and dice » dans Microsoft Excel. Pour enregistrer les rapports, il suffit de cliquer sur le bouton « Exporter vers Excel » en haut à droite de l'écran.

Remarque : afin de réduire les délais de traitement des données au minimum, les rapports en ligne très volumineux ne s'affichent que partiellement. Vous devrez télécharger le rapport Excel pour afficher tous les détails.

Configuration Gestion des utilisateurs/Invitations